Como evitar atrasos em projetos.

Você pede para uma equipe realizar uma tarefa e
estabelece o prazo de 1 mês para a sua conclusão. Alguns dias depois do
prazo estipulado, o líder da equipe apresenta para você o produto do
trabalho realizado. Está claro para você que a tarefa foi realizada às
pressas, devido a quantidade de erros e falta de informação. Você se
pergunta se o grupo entendeu que o prazo estipulado por você significava
o dia da entrega ou o início do trabalho.

Adiar é um fato da vida, e em negócios é a causa principal da
ineficiência e trabalhos de baixa qualidade. Recentemente, as escolas de
negócios do MIT nos EUA e o Insead na França realizaram uma série de
experimentos a qual eles pediram para os participantes realizar tarefas
sob diferentes cenários de prazos de entrega.

A três grupos de pessoas foi dado a tarefa de concluir um complexo
trabalho de análise estratégica. Ao primeiro grupo foi dado apenas um
prazo para o término dos trabalhos: três semanas a frente. Ao segundo
grupo foi dado uma série de prazos de término do trabalho para que o
grupo entregasse o resultado em partes. Ao terceiro grupo foi permitido
que eles mesmo determinassem o prazo de término da tarefa.

Após a experiência, os resultados mostraram uma incrível diferença entre
o prazo de entrega e a qualidade dos trabalhos apresentados. A pior
performance em ambos prazo de entrega e qualidade ficou com o grupo a
qual foi dado apenas um prazo para término, o trabalho foi entregue com
12 dias de atraso e com mais de 70 erros. A melhor performance ficou com
o grupo que teve diversos prazos de entrega para partes do trabalho.
Neste caso, o trabalho foi entregue com 0.5 dias de atraso e 36 erros. A
performance do grupo que podia determinar o prazo de entrega do
trabalho foi de 6.5 dias de atraso e 104 erros.

A lição é clara: Se você quer que um trabalho seja bem feito e realizado
dentro do prazo, determine uma série de prazos de entrega e não apenas
um único.